Initiierung
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- Anbahnung einer neuen Fakultätskooperation:
- Fakultät/Institut wünscht Fakultätskooperation als Studierendenaustausch (SEA) mit Partneruniversität im Ausland
- Partneruniversität im Ausland ist an einer Fakultätskooperation als Studierendenaustausch (SEA) interessiert
- Koordinator der Fakultätskooperation am KIT fragt Vertragskoordinator IStO (INTL) am KIT an, ob bereits eine Direktkooperation mit Partneruniversität im Ausland besteht
- Kooperationsvertrag erstellen (Schritt "Vertragserstellung")
- Verlängerung einer bestehenden Fakultätskooperation:
- Koordinator der Fakultätskooperation am KIT prüft, ob eine Verlängerung der Kooperation vom KIT erwünscht ist
- Falls nein: Der Vertrag läuft aus oder wird von Fakultät/Institut gekündigt
- Falls ja: der Koordinator der Fakultätskooperation prüft, ob eine Verlängerung von Partneruniversität im Ausland erwünscht ist, dann zu Schritt "Vertragserstellung"
- Koordinator der Fakultätskooperation am KIT prüft, ob eine Verlängerung der Kooperation vom KIT erwünscht ist
Vertragserstellung
- Kontakt mit Vertragskoordinator IStO (INTL) am KIT, um die Notwendigkeit einer Fakultätskooperation zu klären
- Am KIT besteht eine mit den Rechtsabteilungen am KIT abgestimmte KIT-Mustervorlage, von der nur in Ausnahmefällen abgewichen werden sollte!
- Nutzung der KIT-Mustervorlage Student Exchange Agreements (Fakultätskooperation) und gelb markierte Textstellen anpassen. Der gesamte Abschnitt 2, Absatz 3.2. und 4.1. der KIT-Mustervorlage sollten unverändert bleiben. Bei Änderungswünschen zu diesen Passagen bitte die Overseas Incoming Coordinatorin (Gelsomina Di Laurenzio) kontaktieren.
- Vermerkvorlage ausfüllen; anschließend Sendung des Mustervertrags an die Partneruniversität im Ausland
- Nach Rücksendung der KIT-Mustervorlage Student Exchange Agreements (Fakultätskooperation) durch Partneruniversität im Ausland:
- Bearbeitung der Anmerkungen durch Koordinator der Fakultätskooperation am KIT und Rücksprache mit Partneruniversität im Ausland
- Wiederholung dieses Schritts solange bis Einigkeit zwischen Koordinator der Fakultätskooperation am KIT und Partneruniversität im Ausland besteht
- Bearbeitete Vertragsvorlage wird ggf. von IStO (Vertragskoordinator, Overseas-Koordinator) geprüft
- Erfragen von Kontaktperson bzw. der -adresse der Partneruniversität im Ausland, an die der unterzeichnete Vertrag gesendet wird sowie Telefonnummer für den Expressversand
- Bei Änderungen im Mustervertrag in Schritt 3:
- Geringfügige Anmerkungen werden direkt vom Koordinator der Fakultätskooperation am KIT bearbeitet
- Bei schwerwiegenderen Änderungen wird der geänderte Vertrag mit den Anmerkungen und die ausgefüllte Vermerkvorlage bei der DE HAA eingereicht
- Wenn der Vertrag nicht bei HAA bzw. RECHT eingereicht wurde (entsprechend Schritt 4.1.), E-Mail mit angefügtem SEA an Herrn Oliver Wittek (Außenwirtschaftsrecht), um Freigabe zu erbitten
- Anfrage vom Koordinator der Fakultätskooperation am KIT an die Partneruniversität im Ausland, ob das SEA nach den vorgenommenen Änderungen unterzeichnet werden kann
- Falls ja: Partneruniversität im Ausland lässt SEA unterzeichnen und schickt unterzeichnetes SEA in zweifacher Ausfertigung an Koordinator der Fakultätskooperation am KIT über den Postweg (digitale Unterzeichnung ist nicht möglich)
- Falls nein: Zurück zu Schritt 3
Vertragsunterzeichnung
- Das von der Partneruniversität im Ausland schon unterzeichnete SEA wird vom Dekan der Fakultät am KIT in zweifacher Ausfertigung unterzeichnet
- Der Koordinator der Fakultätskooperation am KIT schickt das SEA in zweifacher Ausfertigung an den Vertragskoordinator von INTL-TdL am KIT per Hausport, sowie per E-Mail ein PDF-Dokument vom SEA und die ausgefüllte Vermerkvorlage als Word-Dokument
- Der Vertragskoordinator von IStO (INTL) am KIT leitet das SEA in zweifacher Ausfertigung und den Vermerk an INTL-TdL per Hauspost und per E-Mail weiter
- INTL-TdL leitet das SEA in zweifacher Ausfertigung und den Vermerk an das Präsidium am KIT zur Unterzeichnung weiter
- Das Präsidium unterzeichnet das SEA in zweifacher Ausfertigung und leitet es an INTL-TdL zurück
Vertragsabschluss
- Team der DE-Leitung INTL (INTL-TdL):
- Unterzeichnetes SEA wird gescannt und im passenden Ordner auf dem Laufwerk "internationale-verträge" abgelegt
- Der Vermerk wird bearbeitet und auf "internationale-verträge" gespeichert
- Eine Ausfertigung des unterzeichneten SEA wird an den Koordinator der Fachkooperation zum Versand an die Partneruniversität im Ausland weitergeleitet
- Die zweite Ausfertigung und der Vermerk werden per Hauspost an die Registratur (KIT-BIB, Herr Christian Bender) zur Ablage weitergeleitet
- INTL-TdL informiert den Vertragskoordinator von IStO (INTL), RECHT und die Registratur (KIT-BIB) und den Koordinator der Fakultätskooperation über die Speicherung vom SEA per E-Mail (angefügt: SEA und Vermerk jeweils als PDF-Dokument)
- Der Koordinator der Fakultätskooperation am KIT sendet das unterzeichnete SEA an die Partneruniversität im Ausland
- Vertragskoordinator von IStO (INTL):
- Eintrag über neue Vertragslaufzeit in die Excel-Tabelle "Direktkooperationen/Fachkooperationen" unter "internationale-verträge/Controlling Verträge"
- Information an Overseas-Koordinatoren am IStO (INTL), ICoP (INTL) und Koordinator der Fakultätskooperation über Vertragsabschluss
Begriffe
Fakultätskooperation (Student Exchange Agreement - SEA):
Eine Fakultätskooperation am KIT bezieht sich auf den Austausch von Studierenden einer bestimmten Fakultät am KIT und der Partneruniversität im Ausland. Die Fakultätskooperation wird von der Fakultät bzw. einem Institut der Fakultät am KIT koordiniert. Die akademische Betreuung der Studierenden erfolgt innerhalb der Fakultäten. Das Bewerbungsverfahren für die Incomings wird über das International Students Office am KIT in Zusammenarbeit mit den KIT Fakultäten koordiniert. Wichtige Informationen zu den Bewerbungsvoraussetzungen und zum Bewerbungsverfahren sowie zu den Sprachvoraussetzungen der einzelnen KIT Fakultäten für internationale Austauschstudierende findet man in dem Factsheet.
Ein Student Exchange Agreement (SEA) regelt vertraglich den gegenseitigen Austausch von Studierenden zweier (oder mehrerer) Universitäten für ein oder zwei Semester. Das Student Exchange Agreement für Fakultätskooperationen ist für sich allein gültig. Es wird kein zusätzlicher Vertrag benötigt; ein Memorandum of Understanding (MoU) ist nicht zwingend notwendig.
Im Gegensatz zur Fakultätskooperation bezieht sich eine Direktkooperation am KIT auf den hochschulweiten Austausch von Studierenden am KIT mit einer Partneruniversität im Ausland. Direktkooperationen werden vom International Students Office am KIT koordiniert. Die akademische Betreuung der Studierenden erfolgt innerhalb der Fakultäten.
Partneruniversität im Ausland:
Die Partneruniversität im Ausland ist die Hochschule, mit der ein Studierendenaustausch vereinbart wird.
Koordinator der Fakultätskooperation am KIT:
Der bzw. die Koordinator(in) der Fakultätskooperation am KIT ist die verantwortliche Person an der Fakultät bzw. dem Institut, die die Kooperation mit der Partneruniversität im Ausland koordiniert. Der bzw. die Koordinator(in) ist verantwortlich für die Vertragsverhandlungen und für alle weiteren koordinierenden Tätigkeiten, die nach Abschluss des Student Exchange Agreements anfallen. Dazu gehören alle Abstimmungen mit der Partnerhochschule, inkl. der in dem anstehenden Jahr auszutauschenden Studierenden, die Aufnahmevoraussetzungen, die die Studierenden erfüllen müssen (akademisch, sprachlich, etc), die Ausschreibung und Bewerbung des Programms, Bewerbungs- und Auswahlverfahren, Nominierung, Beratung und Betreuung der Studierenden.
Vermerkvorlage:
Die ausgefüllte Vermerkvorlage sollte bei der Prüfung vom SEA-Entwurf durch HAA eingereicht werden, um HAA die Beurteilung der Kooperation zu vereinfachen. Die ausgefüllte Vermerkvorlage wird auch für die Unterzeichnung vom SEA durch das Präsidium benötigt.
Vertragskoordinator IStO (INTL) am KIT:
Der Vertragskoordinator IStO (INTL) am KIT fungiert als Ansprechpartner bei Fragen zum Abschluss von Student Exchange Agreements (SEA).